ADHDのPMが手放せない「タスク管理ツール」3選：抜け漏れを防ぎ、仕事を加速させる秘訣

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こんにちは、Heywaです。

30代でADHDと診断されてから、仕事の進め方を見直す中で「タスク管理」の重要性を痛感しました。特にプロジェクトマネージャー（PM）という立場上、多くのタスクを正確に、かつ効率的にこなすことが求められます。

この記事では、ADHDの私が実際に使って「これなしでは仕事が回らない！」と感じたタスク管理ツールを3つご紹介します。単なるツール紹介ではなく、ADHDの特性を理解した上で、いかに抜け漏れを防ぎ、集中力を維持し、仕事を加速させるか、具体的な活用術まで解説します。

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ADHDのPMがタスク管理に悩む理由

ADHDの特性として、集中力の維持が難しい、優先順位付けが苦手、細部の見落としが多いといった点が挙げられます。PMの仕事は、複数のプロジェクトやタスクを同時に管理し、多くの関係者との連携が必須です。そのため、これらの特性がタスクの抜け漏れや遅延に直結しやすく、大きな悩みの種となりがちです。

私自身も、会議での聞き漏らしや、重要度の低いタスクに没頭してしまうなど、多くの失敗を経験してきました。しかし、適切なツールと使い方を身につけることで、これらの課題を克服し、むしろADHDの「多動性」や「発想力」を強みに変えることができるようになりました。

手放せないタスク管理ツール3選

私が実際に使い倒し、効果を実感しているタスク管理ツールを3つご紹介します。それぞれのツールの特徴と、ADHDの特性を考慮した活用法を解説します。

ツール1：Trello（視覚的にタスクを整理）

Trelloは、カンバン方式でタスクを管理できるツールです。視覚的にタスクの流れを把握できるため、ADHDの私にとっては非常に相性が良いと感じています。

Trelloのおすすめポイント

  • 直感的な操作性:カードをドラッグ＆ドロップするだけでタスクの状態を更新できます。
  • 視覚的な進捗管理: 「未着手」「進行中」「完了」などのリストを作成し、タスクカードを移動させることで、プロジェクト全体の進捗が一目でわかります。
  • チェックリスト機能: 各タスクカード内に詳細なサブタスクをチェックリストとして追加できるため、抜け漏れ防止に役立ちます。
  • 期限設定と通知:期限を設定し、リマインダーを受け取ることで、締め切りを意識しやすくなります。

ADHDのPM向け活用術

プロジェクトごとにボードを作成し、フェーズや担当者別にリストを分けます。各タスクカードには、目的、具体的な作業内容、期限、必要な資料へのリンクなどを詳細に記述します。特に、「今、何に集中すべきか」を明確にするために、「今日やるべきこと」リストを最優先で確認する習慣をつけると効果的です。

ツール2：Todoist（シンプルに「今やるべきこと」を明確化）

Todoistは、シンプルながら強力なタスク管理ツールです。複雑な機能は少なく、純粋に「やるべきこと」を管理することに特化しています。

Todoistのおすすめポイント

  • 自然言語入力: 「明日9時に〇〇をやる」と入力するだけで、自動的に期限を設定してくれます。
  • 優先度設定: タスクに優先度（P1〜P4）を設定できるため、膨大なタスクの中から重要なものを見つけやすくなります。
  • 繰り返しタスク: 定期的に発生するタスク（週次報告など）を自動で生成してくれるため、忘れがちなルーティンワークの抜け漏れを防げます。
  • マルチプラットフォーム対応: PC、スマホ、タブレットなど、あらゆるデバイスからアクセスできるため、いつでもどこでもタスクを確認・追加できます。

ADHDのPM向け活用術

朝一番にTodoistを開き、その日のタスクを優先度順に確認します。特にP1のタスクは、午前中に集中して片付けるように意識します。また、会議中に発生したタスクは、その場でTodoistに登録する習慣をつけることで、後からの抜け漏れを防ぎます。「頭の中のモヤモヤを全てTodoistに吐き出す」ことで、思考の整理にも役立ちます。

ツール3：Notion（情報集約とタスク管理のハブ）

Notionは、メモ、データベース、タスク管理、Wikiなど、あらゆる情報を一元管理できるオールインワンツールです。情報が散らばりがちなADHDの私にとって、まさに「第二の脳」として機能しています。

Notionのおすすめポイント

  • 柔軟なカスタマイズ性: 自分の仕事のスタイルに合わせて、ページ構成やデータベースのプロパティを自由に設定できます。
  • 情報の一元管理: プロジェクトの仕様書、議事録、タスクリスト、参考資料などを一つのワークスペースに集約できます。
  • データベース機能: タスクをデータベースとして管理することで、様々なビュー（テーブル、カンバン、カレンダーなど）でタスクを俯瞰できます。
  • テンプレート活用: 豊富なテンプレートが用意されており、ゼロから構築する手間を省けます。

ADHDのPM向け活用術

Notionをプロジェクト管理のハブとして活用します。各プロジェクトページには、目的、スコープ、主要メンバー、スケジュール、関連ドキュメントへのリンク、そしてタスクデータベースを配置します。タスクデータベースでは、担当者、期限、ステータス、優先度などのプロパティを設定し、「今、誰が、何を、いつまでにやるべきか」を常に明確にします。また、議事録もNotionで作成し、決定事項やToDoをその場でタスクデータベースに連携させることで、情報とタスクの乖離を防ぎます。

ADHD特性を活かす！ツール活用の3つのコツ

ツールを導入するだけでなく、ADHDの特性を理解した上で活用することが重要です。私が実践している3つのコツをご紹介します。

  1. 「完璧」を目指さない、まずは「記録」する: どんなに小さなタスクでも、思いついたらすぐにツールに記録します。完璧な情報でなくても、まずは書き出すことを優先します。
  2. 定期的な「見直し」の時間を設ける:毎日朝と夕方に15分程度、タスクリスト全体を見直す時間を設けます。これにより、優先順位のズレや抜け漏れを早期に発見できます。
  3. 「自動化」できるものは徹底的に自動化する: リマインダー機能や繰り返しタスク設定を積極的に活用し、脳のリソースを「考えること」に集中させます。

タスク管理ツール導入時の注意点

タスク管理ツールはあくまで「道具」です。導入する際には以下の点に注意しましょう。

  • 多機能すぎないか:最初から多機能なツールを選ぶと、使いこなせずに挫折する可能性があります。まずはシンプルな機能から始め、必要に応じて機能を拡張できるツールを選びましょう。
  • チームでの利用を考慮する: PMとしてチームで利用する場合は、メンバー全員が使いやすいツールを選ぶことが重要です。導入前に試用期間を設け、意見を聞くのも良いでしょう。
  • 運用ルールを明確にする:どの情報をどこに、どのように記録するか、チーム内でルールを明確にしておくことで、情報の散逸を防ぎ、効率的な運用が可能になります。

FAQ：よくある質問

Q1: 複数のツールを使うと、かえって混乱しませんか？
A1: 確かにそのリスクはあります。私の場合は、Trelloでプロジェクト全体の進捗を俯瞰し、Todoistで日々の個人タスクを管理、Notionで詳細な情報やドキュメントをまとめる、というように役割を明確に分けています。それぞれのツールの「得意分野」を活かすことで、混乱を避けています。
Q2: 無料プランでも十分使えますか？
A2: はい、ご紹介したツールはどれも無料プランでも十分に活用できます。まずは無料プランで試してみて、自分の使い方に合っているか、必要な機能が揃っているかを確認することをおすすめします。チームでの利用や高度な機能が必要になった際に、有料プランへの移行を検討すると良いでしょう。
Q3: ツールを導入しても、結局続かないのですが…？
A3: ツール導入はあくまで第一歩です。重要なのは「習慣化」です。まずは「毎日朝一番にタスクリストを見る」「タスクが発生したらすぐに記録する」といった小さな習慣から始めてみましょう。完璧を目指さず、少しずつでも継続することが成功の鍵です。

まとめ

ADHDのPMにとって、タスク管理は仕事の成否を分ける重要な要素です。Trello、Todoist、Notionといったツールを適切に活用し、ADHDの特性を理解した上で運用することで、抜け漏れを防ぎ、集中力を高め、仕事を加速させることができます。

ぜひ、この記事で紹介したツールと活用術を参考に、あなたに合った「仕事の型」を見つけて、日々のAwesomeを増やしていきましょう。

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【ADHD向け】タスク管理ツール活用チェックリスト

  • タスクは思いついたらすぐに記録しているか？
  • 毎日、タスクリストを見直す時間を設けているか？
  • リマインダー機能を活用し、忘れがちなタスクを自動化しているか？
  • ツールの役割分担は明確になっているか？（例：全体俯瞰用、個人タスク用、情報集約用）
  • 完璧を目指さず、まずは「続けること」を意識しているか？
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